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中央戏剧学院公文处理办法

中戏院〔2014〕31号


第一章总则

第一条为贯彻落实《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《教育部公文处理规定》(教办〔2013〕7号),推进学院公文处理工作的规范化、制度化、科学化,制定本办法。

第二条本办法适用于中共中央戏剧学院委员会、中央戏剧学院公文处理工作。

第三条中央戏剧学院公文,是学院在办学活动过程中所形成的具有特定效力和规范体式的公务文书,是依法治校的依据和重要体现,是学院开展教育教学活动和进行公务活动的重要依据和方式。

第四条公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理应当严格执行国家法律、法规和其他有关规定,坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条党委/学院办公室主管学院的公文处理工作,并对各部门的公文工作进行指导和监督检查。


第二章公文种类

第七条适用于中共中央戏剧学院委员会、中央戏剧学院的公文种类主要有:

(一)决定

适用于对重要事项或者重大行动做出决策和部署、奖励有关部门及人员、变更或者撤销部门不适当的决定事项。

(二)通告

适用于学院在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(三)通知

适用于发布、传达要求部门执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(四)通报

适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

(五)报告

适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(六)请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

(七)批复

适用于答复部门的请示事项。

(八)意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法;明确要求各部门贯彻执行;报请上级机关予以批转或者转发。

(九)函

适用于不相隶属机关之间商洽工作;询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十)会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。


第三章公文格式

第八条公文格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位、公开属性、印发日期、页码等组成。

(一)份号。印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。标注了密级但未标注保密期限的公文,其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。

(三)紧急程度。根据公文送达和办理的时限要求,紧急公文分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文时,主办单位排列在前,也可以单独用主办单位名称。

(五)发文字号。一般由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位发文字号。发文单位代字由党委/学院办公室编制。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。上报的请示性公文,应当在印发机关名称和印制日期之下注明联系人的姓名和电话。

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。一般用2号小标宋体字,回行时应当做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,排列应当使用梯形或者菱形。

(八)主送。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称,并按照规范排序。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。一般用3号仿宋体字。结构层次序数依次用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。

(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字标明“附件:”和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。公文成文日期使用阿拉伯数字,并标年、月、日。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。联合行文需要加盖两个以上印章,主办机关印章在前,其他机关顺序排列。

(十四)附注。公文印发传达范围、联系人及电话、分送情况等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料,是公文的重要组成部分。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

(十六)抄送。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称,并按照规范排序。

(十七)院内发送。除主送和抄送外,发送至需知晓公文内容的院领导和相关部门。

(十八)印发单位。中央戏剧学院公文的印发单位为党委/学院办公室。

(十九)公开属性。分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。

(二十)印发日期。公文的送印日期。

(二十一)页码。公文页数顺序号。附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。 

第九条学院公文的版头及适用范围。

(一)《中共中央戏剧学院委员会文件》适用于发布、传达贯彻党和政府的方针、政策;印制党委规章制度;作出重大工作部署、通知重要事项、任免干部等。

(二)《中央戏剧学院文件》适用于印发学院行政规章制度;转发上级机关文件;下达重要教育、教学计划等。

(三)《中央戏剧学院》适用于向上级机关请示、报告工作;以学院名义发布重要事项、批复各部门请示;以学院名义就有关具体事项与同级单位商洽工作、征询意见、进行答复等。

(四)《中共中央戏剧学院委员会办公室》、《中央戏剧学院办公室》适用于党委/学院办公室传达学院指示;发布根据学院授权制定的规章制度;下发院领导对各部门请示、报告的批复;转发学院的文件;发布有关事项;向学院报告、请示工作等。

(五)《中央戏剧学院系处函件》适用于学院各部门向学院递交报告、请示;制定部门内部规章制度;在学院范围内发布由本部门管理的相关事项;部门之间商洽工作、征求意见等。


第四章行文规则

第十条 严格控制公文数量。凡属以下情况的,不再制发公文:国家法律法规和党内法规已作出明确规定的;现行公文仍然适用的;就某项工作已作出安排部署、有关部门已明确任务的;对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的;某项工作的政策已经明确,执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法,只作一般性号召或者重申已有规定、要求的;使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。

第十一条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示和报告的,应当抄送被越过的上级机关,并注明理由。下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

第十二条除党委/学院办公室外,学院各部门不得对外正式行文。与相应的其他单位联系工作确需行文,应当以函的形式行文。

第十三条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关;需要同时抄送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。

第十四条“请示”与“报告”必须严格分开,不得在“报告”中夹带请求批示或者批准的事项。

第十五条请求上级机关批转或者发文的事项,应当在“请示”中说明发文依据、理由,并附代拟稿。


第五章发文办理

第十六条发文办理指以学院名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核等程序。

(一)草拟

公文起草应当做到:

1.符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

2.内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

3.文种正确,格式规范。

4.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6.应当使用国家法定计量单位。

7.公文使用非规范化简称,应当先使用全称并注明简称;使用国际组织外文名称或者其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

8.公文的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

9.拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商会签,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调。经协调仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请学院领导协调或者裁定。

(二)审核。公文送领导签发前,应当由党委/学院办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合公文处理有关规定对公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的要求。

(三)签发。以学院名义制发的上报公文,由学院主要负责人(正职或者主持工作的院领导)签发。以学院名义制发的决定、公告、通告由学院主要负责人签发,制发的其他公文由学院主要负责人或者由授权的其他学院领导签发。

(四)复核。公文正式印制前,党委/学院办公室应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式是否统一、规范等。


第六章收文办理

第十七条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。

(一)签收、登记。党委/学院办公室对收到的公文应当及时登记、审核。审核的重点是:是否应当由学院办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他单位职权范围内的事项是否已协商、会签;使用公文文种、公文格式是否规范。

(二)拟办。经审核,对符合公文规定的公文,党委/学院办公室应当及时提出拟办意见报学院领导批示、阅知,或者转有关部门办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者经院领导授权、委托由部门办理的事项,应当直接转请有关部门办理;需要两个以上部门办理的公文,应当明确主办单位;紧急公文明确办理时限。

对不符合公文处理规定的公文,经党委/学院办公室负责人批准后,退回呈报部门并说明理由。

(三)承办。承办部门收到交办的公文,应当及时处理,并将办理情况告知交办部门或者呈报单位,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。

报学院领导批示的公文,院领导应当及时批示。院领导审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;对没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

(四)催办。报学院领导批示或者转请有关部门办理的公文,党委/学院办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,防止积压、延误。

第十八条党委/学院办公室建立执行公文处理规定的报告制度和通报制度,报告和通报有关情况。


第七章公文归档

第十九条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和《中央戏剧学院档案管理暂行办法》等有关规定,及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。

第二十一条与其他单位联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或者其他形式的公文副本。

第二十二条院领导兼任其他职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职部门整理(立卷)、归档。

第二十三条归档范围内的公文,要确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。

第二十四条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。


第八章公文管理

第二十五条公文由党委/学院办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。党委/学院办公室应当建立健全学院公文处理的有关制度。各部门年度发文目录需交党委/学院办公室存档。

第二十六条上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经院领导或者办公室主任批准,可以翻印。

第二十七条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章,视同正式公文管理。

第二十八条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文废止,视作自废止之日起不产生效力。

第二十九条部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。

第三十条工作人员调离工作岗位时,应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。


第九章附则

第三十一条本办法自颁布之日起施行。原《中央戏剧学院公文处理办法》(中戏院〔2005〕170号)废止。学院规章制度中相关内容与本文冲突的,以本文为准。

第三十二条学院各部门公文处理工作,参照本办法执行。

各部门报送领导的公文,除有特殊要求需直接报送外,均须经党委/学院办公室统一登记运转。所有报送院领导审批的请示类文件一律不得分送。院领导一般不直接接受部门报文。

第三十三条本办法由党委/学院办公室负责解释。


附件:中央戏剧学院各部门发文单位代字(略)




                                                                                       2014年4月22日


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